Come progettare il business plan per aprire il tuo hotel?

In questi anni l’esperienza professionale ci ha insegnato che quando si parla di business plan è facile incorrere in errori ed equivoci.

Abbiamo spesso riscontrato che la progettazione e la redazione del business plan vengono spesso considerati in modo esclusivamente strumentale all’ottenimento di un finanziamento, agevolato o no, e che spesso si ritiene che i contenuti del documento siano unicamente, in chiave previsionale, di natura economico-finanziaria.

Il business plan, al contrario, dovrebbe essere redatto avendo chiaro anzitutto che i destinatari principali del documento sono l’imprenditore, i soci, gli azionisti e gli amministratori. Rappresenta la strutturazione di un’idea di impresa, un vero e proprio “vestito” che, in quanto tale, deve essere tagliato su misura e deve “calzare”, ovvero essere convincente, anzitutto per chi poi lo dovrà realizzare.

Non si tratta di auto-convincimento o di quello che gli anglosassoni chiamano “wishful thinking”, bensì di un vero e proprio percorso che dovrà essere fatto da tutti i soggetti interessati, in primo luogo coloro che portano la responsabilità dell’impresa.

Fattibilità e ragionevolezza, le basi del business plan

Il business plan non è mettere in fila dei numeri, esercitandosi a proiettare cifre nel futuro e facendo in modo che quadrino. È piuttosto verificare la ragionevolezza della propria idea di impresa in rapporto al mercato, alla clientela di riferimento e alle forze che si è in grado di mettere in campo.

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Poiché stiamo parlando del business plan che servirà a comprendere la fattibilità di una nuova apertura (sia essa acquisto di una struttura già esistente, un progetto di ristrutturazione o la gestione di un’azienda di proprietà di terzi), occorrerà conoscere dapprima i fondamentali della propria proposta commerciale: tipo di albergo, quali servizi e tipo di clientela.

La questione non si limita al solo riempire le camere, poiché a tal fine sarebbe sufficiente, come purtroppo accade spesso, abbassare i prezzi e il livello dell’offerta. Bisogna decidere il livello di servizio che si intende proporre, collocandosi all’interno di un determinato contesto territoriale e sociale e di una domanda comunque da definire e analizzare.

Business plan: mercato e tipologia di servizio

Il primo punto del business plan per aprire un hotel riguarderà pertanto il mercato di riferimento e dovrà contenere un’analisi accurata e approfondita del tipo di turismo che attrae la località nella quale si intende intraprendere una nuova iniziativa alberghiera. Si dovrà dimostrare di avere preso coscienza della situazione del territorio, delle opportunità che esso offre, del livello di concorrenza in termini qualitativi (turismo popolare, turismo d’élite, turismo d’affari etc…) e quantitativi (numero dei concorrenti, tipologia di offerta già presente, possibili servizi e/o strutture mancanti etc…).

L’offerta che l’hotel intende promuovere dovrà anzitutto essere sviluppata in termini qualitativi, valutando il livello di servizio che si intende offrire e, di seguito in termini organizzativi. Occorrerà dunque che il business plan descriva dettagliatamente il tipo di struttura che si intende mettere sul terreno per poter competere adeguatamente nel segmento di mercato che si è individuato. La descrizione dovrà pertanto spiegare sia la necessità di investimenti in impianti, macchinari, attrezzature e tecnologia, sia il numero e la preparazione degli addetti che dovranno essere assunti/impiegati.

Marketing e comunicazione

In un periodo come questo di grandi cambiamenti, dovuti alla rivoluzione digitale, sarà altresì necessario progettare e descrivere la propria strategia di presenza sui social, di pubblicizzazione e, più in generale, di comunicazione dell’hotel e dei servizi che esso offre anche e soprattutto via internet.

Business plan: il piano economico-finanziario di previsione

Gli investimenti in immobilizzazioni materiali o immateriali, gli acquisti di tecnologia e l’organizzazione che si intende adottare per il personale consentiranno di comprendere e di dettagliare approfonditamente i costi d’esercizio, anche in termini pubblicitari e di comunicazione. Solo a questo punto potrà comparire correttamente, all’interno del business plan, il piano economico-finanziario di previsione che dovrà basarsi sullo sviluppo dei seguenti punti:

• Budget delle vendite
• Budget degli acquisti
• Budget del personale
• Budget degli investimenti
• Budget dei finanziamenti (già ottenuti o ancora da ottenere)

Il piano economico-finanziario dovrà essere sviluppato secondo ipotesi prudenti, che consentano anzitutto di comprendere, attraverso i conti economici di previsione, a quale livello si colloca il punto di pareggio (o break even point) delle vendite e su quali percentuali di occupazione delle camere la gestione potrà essere considerata in equilibrio.

Sarebbe anche opportuno sviluppare un’ipotesi negativa o pessimista per comprendere le conseguenza di un eventuale scenario sfavorevole alla gestione. Il business plan mostra la sua credibilità proprio laddove illustra la capacità dell’imprenditore di conoscere e aver approfondito ogni possibilità in chiave prospettica.

Per concludere: bilanci pro-forma e previsione dei flussi di cassa

Da ultimo si procederà alla redazione dei bilanci pro-forma e alla previsione dei flussi di cassa attesi, in entrata e in uscita, al fine di stimare correttamente il fabbisogno finanziario e la sua sostenibilità mediante la ricchezza prodotta dalla gestione. Dovranno essere giustificate e motivate le richieste di sostegno da parte delle banche e gli eventuali apporti di capitale di rischio.

Come è agevole notare, il business plan non è un documento semplice da redigere ed è sempre opportuno farsi aiutare nella sua preparazione da un professionista esperto. Tanto più sarà accurata la sua preparazione, tanto più sarà valsa la pena di riflettere: non per togliere respiro allo spirito imprenditoriale e al gusto per il rischio, ma per dare certezze ai passi che la propria idea sta per muovere.