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Sviluppare un sistema di controllo di gestione per l'hotel

L’adozione di tutte le scelte aziendali, sia per quanto riguarda la gestione corrente sia per quanto concerne gli investimenti, richiede informazioni complete, aggiornate e pertinenti. E necessita che tali informazioni siano adeguatamente organizzate e leggibili, ovvero utili per l’imprenditore e i suoi collaboratori.

In altre parole, il controllo di gestione per l’hotel è fondamentale non solo per capire quale sia la situazione dell’azienda, ma anche e soprattutto per decidere dove essa voglia dirigersi, come intenda costruire e progettare il proprio futuro.

È necessario disporre di dati completi e aggiornati per valutare correttamente lo stato di salute della propria azienda, captando eventuali elementi critici o individuando l'andamento economico e finanziario della performance aziendale.

Le decisioni strategiche, per non assomigliare a un salto nel vuoto, richiedono un’adeguata informazione a supporto, ma va precisato che nessun sistema esperto e neppure il controllo di gestione potranno eliminare il rischio di impresa.

Consentono però di decidere con la massima consapevolezza possibile, disegnando scenari e valutando le possibili evoluzioni e conseguenze in termini di risultati di gestione, arrivando anche a identificare segnali di mercato che indicano eventuali variazioni di tendenze sfruttabili come opportunità di business.




Situazioni diverse, valutazioni differenti


Non vi sono sistemi di controllo di gestione per l’hotel migliori o peggiori (a meno che non si parli di software), vi sono piuttosto situazioni aziendali diverse e specifiche che richiedono valutazioni di volta in volta differenti:
  • Verifica della situazione attuale dell’azienda alberghiera sotto il profilo amministrativo, contabile e organizzativo.
  • Valutazione dell'adeguatezza dell'attuale panel di indicatori utilizzati.
  • Eventuale modifica, adeguamento e implementazione degli indicatori attualmente in uso.
  • Definizione del contenuto della reportistica con commento sistematico su base periodica di quanto emerso dall’analisi.
  • Monitoraggio costante dei principali indicatori di redditività, liquidità ed efficienza al fine di intervenire prontamente attraverso misure correttive qualora venissero evidenziate particolari criticità nell’andamento di talune aree gestionali.


Un sistema di controllo adattabile


Si tratta anzitutto di verificare se la contabilità sia tenuta internamente o esternamente: in questo secondo caso infatti il sistema di controllo di gestione dell’hotel soffrirà inevitabilmente di lunghezze, ritardi e imprecisioni nell’elaborazione dei dati.

In funzione di valutazioni economiche relative a un’analisi costi-benefici, si procede stabilendo un panel di dati minimale sul quale costruire un’iniziale reportistica periodica.

Diverso è il caso in cui la contabilità sia tenuta internamente e il software gestionale disponga già di un modulo finalizzato al controllo di gestione. Diventa infatti opportuno valutare l’adeguatezza del panel di indicatori utilizzato, la sua effettiva utilità per il management, le eventuali lacune o i miglioramenti che dovessero essere riscontrati.

Si deve sempre tenere in considerazione che il sistema di controllo di gestione, pur fondandosi sugli assunti basilari dell’economia d’azienda, deve essere in grado di adattarsi alle esigenze delle singole aziende, leggendone la realtà nel modo più efficace possibile.

L'importanza del report


Dal momento che il controllo di gestione in hotel si occupa di organizzare e di leggere approfonditamente i dati relativi alla quantità e alla qualità delle performance realizzate, è necessario predisporre una reportistica adeguata per periodicità e contenuti che rispecchi le esigenze del management ma anche degli stakeholder.

In tal modo il controllo di gestione può fornire una più efficace comunicazione dell’andamento gestionale anche ai clienti, ai fornitori, alle banche finanziatrici e alla compagine sociale.

Confronti e di valutazioni


Ciò che infine rende veramente utile il controllo di gestione in hotel è la possibilità di confronti e di valutazioni, storiche e prospettiche, rese disponibili alla direzione aziendale: il controllo di gestione infatti non servirebbe a nulla se non vi fosse un costante lavoro di monitoraggio, valutazione dei risultati, illustrazione e analisi degli scostamenti dei risultati conseguiti rispetto al budget. Solo in tale ottica può aiutare a migliorare e perseguire la giusta direzione.

Dal sistema di controllo al budget


Poiché il controllo di gestione per l’hotel non può essere disgiunto da un’adeguata attività di pianificazione strategica, occorre valutare anche con quali strumenti redigere piani economico-finanziari a medio termine e prefigurare l’evoluzione dell’andamento reddituale e delle principali grandezze finanziarie e patrimoniali.

I piani economico-finanziari, in effetti, non solo riassumono la migliore consapevolezza acquisita attraverso l’esame dei dati storici rielaborati con il controllo di gestione, ma consentono di proiettarli nel futuro, disegnando realisticamente “l’azienda alberghiera che verrà”.

Ulteriori approfondimenti possono derivare dalla redazione di prospetti finalizzati alla gestione finanziaria: in tal senso grande rilievo potrebbe rivestire l’elaborazione di un budget di tesoreria, utile a indagare eventuali criticità rilevate attraverso il controllo di gestione e inerenti il grado di liquidità aziendale.

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